文字
通知、请示、合同、纪要用文字组件。标题、正文、附件说明分开样式，方便以后改发文字号而不动正文。
日常办公很少只做一件事：上午写通知，下午填表，临下班排两页汇报，中间还要批一份扫描PDF。WPS Office把文字、表格、演示和PDF放在同一套中文工具里，格式尽量跟docx、xlsx、pptx兼容。需要安装包时，请用下载页的中文版入口。
文字负责句子和条款，表格负责数字和清单，演示负责给别人看的页，PDF负责发出去不再改的版本。四者不要抢活。把工资明细写进演示页，或把合同条款硬塞进表格格子，后边的修订都会变麻烦。WPS Office四个组件可以来回跳，但文件还是按类型存。同一件事若既要给领导看两页结论、又要给财务留可筛选的明细，正确做法是演示链到表格，而不是把格子抄进幻灯片再手改一遍。
中文办公还有一个容易被忽略的分工：对外发件用PDF，对内继续改用文字或表格。群里只丢PDF，三个月后改日期就只能重新敲。WPS下载、WPS Office下载或WPS中文版安装完成后，先把“可编辑稿 + 发件PDF”成对保存的习惯定下来，再谈模板和会签。档案室若只要纸质效果，打印PDF；执笔人手头必须还能打开同一份文字或表格继续改下一轮。
通知、请示、合同、纪要用文字组件。标题、正文、附件说明分开样式，方便以后改发文字号而不动正文。
考勤、费用、库存用表格。能公式就算，不要把算好的结果再手抄进另一张“汇报表”还不留引用。
汇报只放结论和一张关键图。详细过程放文字或表格，演示页写“详见附表”即可。
对外、归档、盖章扫描件走PDF。需要继续改的内容不要只留PDF，保留可编辑稿。
对方用微软组件存的文件，WPS Office大多能打开。仍有几处要人工看一眼：不常见的字体、嵌入对象、旧式宏、以及演示里的复杂动画。打开后先看首页和最后一页，再看目录和表头，比只看文件能打开更重要。
| 格式 | 一般没问题 | 需要人工检查 |
|---|---|---|
| docx | 正文、样式、修订、批注 | 非常用字体、域代码、邮件合并 |
| xlsx | 常用函数、筛选、冻结 | 宏、外部数据源、阵列公式 |
| pptx | 母版、标题、图片 | 触发动画、嵌入音视频编解码 |
| 文字型PDF的阅读和批注 | 纯图片扫描件需先识别 |
中文办公里的会签，常常是“先看后改”。WPS Office允许只给评论权：对方能写批注，不能动条款编号。你逐条回复后，再自己改正文。权限到期日适合给外部律师或临时支持人员，避免链接长期挂在群里。
批注写清位置：“第三条第二款日期与封面不一致”，比只写“再看看”有用。接受修订前通读一遍，不要按作者批量全接受，以免把尚未谈拢的句子放进清洁稿。
电脑屏幕适合改标题层级、表格结构和演示母版。手机适合回一句“数字已核”、改一个日期、给PDF加一条批注。WPS Office同一账号下，手机改过的单元格，电脑打开还在。反过来也成立，所以不要在手机另存一份“手机改.zip”发回邮箱。出门前花十秒确认文件在云文档列表里，比路上发现“只有桌面那份”更省事。回到工位先刷新，再继续改标题和母版，避免盖掉自己路上刚核过的数。
格式出问题，多半不是软件随机坏掉，而是操作顺序不对。下面这些在中文稿里特别常见。
| 误操作 | 后果 | 正确做法 |
|---|---|---|
| 用空格对齐标题 | 换字体后全部错位 | 用居中、制表位或表格对齐 |
| 从网页直接粘贴到正文 | 带进一堆看不见的样式 | 先粘贴为纯文本再套样式 |
| 在演示里手敲长段合同 | 页距被撑乱，难修订 | 合同放文字组件，演示只放要点 |
| 把扫描件当可编辑合同 | 无法检索、无法准确修订 | 先识别或请对方发文字稿 |
| 另存很多“最终版” | 不知道哪份能改 | 云文档一份为准，导出PDF作发件 |
打开旧通知时先看标题和正文是否仍是原定字体。缺失字体会造成字距变化，打印前在WPS Office里替换并通读一页即可发现。
多页工资表需要每页重复表头。在表格组件打印标题行里指定，不要每页手复制一行表头。
汇报前在母版改一次单位名称和日期，比在每一页手改更少漏页。WPS Office母版改完预览全部幻灯片。
从文字组件导出PDF时，若已用标题样式，书签可自动生成。纯手加粗的“标题”不会变成书签。
识别结果先放进文字稿校对，再抄关键数字到表格。不要从识别层直接当正式账。
合并PDF用在：合同正文加授权书、汇报页加附表。WPS Office按文件顺序拼接，合并后检查页码是否重排。扫描件识别适合检索和摘数字，识别率受拍照倾斜、印章覆盖影响，关键金额必须人工看一眼。
对外只发PDF时，记住自己手边还要留一份可编辑的文字或表格。否则三个月后改一个日期，只能从PDF再敲一遍。
若还没有安装中文版，请转到下载页获取Windows安装包，或使用macOS、iOS、Android官方入口。装好后再回过头套模板、开会签、导出PDF。
需要WPS下载、WPS Office下载或WPS中文版安装包时，使用下载页的主按钮，不要改用其他来源。